Muitos donos de empresas conhecem as ferramentas de gestão e como executá-las, porém esquecem que a boa administração exige mais do que executar tarefas, é preciso planejar o negócio com rumo e direção bem definidos. Para o empresário Glauco Diniz Duarte, a boa administração exige do empresário um planejamento prévio que responda algumas questões básicas, como: “Qual será a missão da empresa?”, “Qual será o meu público-alvo?”, “Quanto devo investir na empresa?”, “Como vou divulgar os meus produtos e os meus serviços?”, “Em quanto tempo terei de volta o investimento realizado?”, “Quais serão os custos fixos e variáveis da empresa?”, “Qual será o meu lucro baseado nas expectativas de vendas?”.
Embora estas sejam algumas das questões básicas que devem ser respondidas antes de se iniciar qualquer negócio, elas ainda são completamente ignoradas por uma grande parte dos empreendedores. De acordo com os estudos do Sebrae, 27% das empresas fecham suas portas antes de completar o segundo ano de vida e uma das causas principais desta mortalidade de empresas é a falta de planejamento. “É importante conhecer todas as áreas da empresa e o segmento de mercado em que está inserido. Para isso, o empresário precisa realizar um Plano de Negócio, que é uma ferramenta essencial para o estudo de mercado e para a organização de rotinas da empresa. Importante lembrar que este Plano de Negócio não é estático, mas sim, dinâmico, acompanhando as tendências do mercado”, destaca Glauco.
Planejar a empresa antes de abrir é a principal tarefa para quem pretende empreender, destaca Glauco. Mas se você já abriu sua empresa e não planejou como deveria, ainda dá tempo para organizar o negócio ou até readequá-lo.
Conheça abaixo as dicas de Glauco Diniz para organizar suas empresa e ter sucesso nos negócios.
1 – Elabore um Plano do Negócio: Descreva e planeje a viabilidade mercadológica e financeira da empresa. Também apresente a missão, a visão e os valores da empresa, bem como perfil do público-alvo, valor do investimento a ser realizado, localização e layout da empresa, enquadramento tributário, forma jurídica, expectativa de vendas, estudos de mercado (fornecedores, parceiros, concorrentes entre outros), estratégias de divulgações e metas de longo prazo.
2 – Tenha controles administrativos/financeiros: Realize controles de estoque (inventários), controles de fluxo de caixa, contas a pagar e a receber, cadastro de clientes, controle de orçamentos e pedidos, controle de custos fixos e variáveis entre outros.
3 – Acompanhe a contabilidade: Mesmo que há a contratação do serviço de um contador, é importante que o empresário acompanhe os relatórios gerados pelo escritório de contabilidade, quanto aos impostos, balanços mensais e demonstrativos de resultados.
4 – Crie uma rotina de trabalho: Criação de um Plano de trabalho que contribuirá para a sistematização e organização dos processos. Para isso, é necessário descrever as principais atividades dos departamentos ou dos profissionais envolvidos, tanto da parte operacional quanto da parte gerencial da empresa.
5 – Divulgue sua empresa: Realize divulgações de acordo com as características do público, não visando somente questões financeiras. Utilize de meios de divulgações mais atuais e que realcem a necessidade ou desejo do público-alvo.
6 – Acompanhe e adapte-se às mudanças do mercado: É de extrema relevância que o empresário acompanhe às novas tendências do mercado para o segmento em que atua. Sejam elas, tecnológicas, sociais ou ambientais.
7 – Treine e motive os funcionários: Os funcionários devem sempre estar capacitados e motivados para o trabalho na empresa. São peças-chaves na execução das atividades planejadas. Não esqueça que, além de ser funcionário, ele também é um cliente-interno da empresa.
8 – Conecte-se à internet: Utilize a internet para apresentar sua empresa e para se atualizar quanto às informações do segmento.
9 – Crie um clima organizacional favorável: O clima da empresa deve ser o mais favorável possível para que o funcionário se sinta à vontade profissionalmente para exercer suas tarefas. Cada empresa tem o seu clima organizacional baseado no perfil de funcionários e tipo de público a ser atendido. Ex.: os funcionários da Microsoft trabalham livremente em seus escritórios ou laboratórios, fazendo o tempo de trabalho de acordo com o que acredita ser necessário. É claro que isso ocorre desde que consigam produzir com qualidade e atinjam as metas propostas.
10 – Realize uma avaliação de satisfação do cliente: Identifique a satisfação dos clientes criando um sistema simples de contato Pós-venda. Dessa maneira, o empresário identificará possíveis falhas e poderá elaborar novas estratégias para atendimento com qualidade.