Segundo o empresário Glauco Diniz Duarte, mesmo sendo um pequeno ou médio empresário, certamente você já deve ter ouvido falar em sistema de gestão empresarial ou ERP. São sistemas que ajudam na execução e controle das tarefas de todos os departamentos de uma empresa. São integrados e as informações são centralizadas, acaba com controles em planilhas, redigitação e duplicação dos dados. Isso aumenta a confiabilidade, a qualidade e melhora o fluxo das informações.
Glauco explica que o Software ERP funciona da seguinte forma: Um pedido de venda envia uma ordem de fabricação, faz a requisição de material e dá baixa no estoque. Depois, o próprio sistema faz a analise do estoque: se estiver abaixo do mínimo, emite a requisição de compras. Emite a NF-e, envia para separação do produto, baixa o estoque de produtos, emite e envia o boleto de cobrança, controla os recebimentos e pagamentos, caixa, bancos, fluxo de caixa, etc.
Glauco afirma que o principal benefício da implantação de um software ERP para Pequenas e Médias Empresas está na maximização do uso da mão de obra, redução das perdas materiais, padronização de processos, fluidez no fluxo operacional, melhoria da qualidade, cumprimento de prazos, redução de erros e retrabalhos, diminuição de custos de produção e despesas.
Como ter a certeza de que tudo isso é possível? Certeza absoluta no sentido de mensurar só comparando os custos antes e depois da implantação do sistema. Porém, basta efetuar uma análise simples para perceber o quanto se desperdiça quando não é organizado. O que analisar, o que mais causa perda e quanto se perde depende de empresa para empresa, porém, podemos analisar um dos desperdícios mais comuns para tirar algumas conclusões.
Quanto tempo cada funcionário desperdiça por dia? O desperdício ocorre de forma imperceptível. Não há como controlar. São pequenos intervalos de tempo aguardando uma informação, uma autorização que se transformam em cafezinho, conversas fúteis, fofocas, etc. Isto ocorre devido a falta de sincronização dos trabalhos entre os departamentos.
Para poder mensurar o custo do desperdício vamos supor uma empresa com 100 funcionários. Se cada funcionário desperdiçar uma hora por dia desperdiçamos no final do dia 100 horas/dia. Isto significa que 12,5 pessoas não produzem nada por dia!
Considerando 22 dias úteis por mês são 2.200 horas e total de 26.400 horas por ano. Supondo R$10,00 custo hora/homem, o custo desperdício ano é de R$264.000,00.
Pense então na possibilidade de aumentar a produtividade em 1 hora/homem por dia de trabalho. O mesmo número de horas desperdiçadas reverterá como ganho. Desta forma, se conseguir diminuir o desperdício em 1 hora e conseguir também um ganho de 1hora dia na produtividade o seu ganho total será de 2 x R$264.000,00 = R$528.000,00 por ano.