Ter informação disponível é essencial. Quanto mais melhor, certo? Não, não está certo. Uma gestão eficiente necessita ser abastecida com relatórios que contenham o máximo de informações de cada setor da empresa. Mas é preciso ter um limite para tanta informação. De acordo com o empresário Glauco Diniz Duarte, para um gestor estratégico, apenas um conjunto pequeno e limitado, mas eficaz de itens de controles, é o que realmente importa no processo de gestão empresarial de resultados.
Os modernos sistemas de gestão (ERP´s) têm oferecido milhares de relatórios às nossas organizações. São de fato relatórios fantásticos e que apoiam o gestor de forma magnífica. Entretanto, temos registrado que há em várias empresas, excessos de informações. Isto mesmo! Excesso. o gestor tem ficado perdido com tantos dados apresentados. E muitas vezes além de desconexos , os relatórios são conflitantes e geram insegurança no momento que mais se precisam deles.
Não que estes relatórios estejam incorretos, não; não é isto. O problema é que são relatórios com fins específicos para um setor, um departamento, uma rotina diária ou semanal. Mas não um relatório que possa ser usado para tomada de decisão. E como são tantos relatórios e na ânsia de se ter mais e mais informação, os gestores se perdem com tantos cenários incompletos que se formam diante de sua agenda diária.
Segundo Glauco, isto é tão grave que começa pequeno e vai crescendo, crescendo e de repente o descontrole é tanto, que grande parte do tempo do gestor acaba sendo usado para reuniões e discussões sobre qual relatório está correto, qual informação é a precisa e o pior: inicia-se uma metodologia para identificar e resolver o problema dos relatórios “incongruentes”. Que não tem nada de incongruentes e sim, apenas estão sendo usados para fins inadequados.
Para resolver isto, é muito mais simples que se pensa! Basta definir um conjunto pequeno, não mais que cinco relatórios que realmente tragam informações para tomada de decisão. Deixe os atuais relatórios ‘‘incongruentes’’ como estão e usados para os fins operacionais ou de níveis diferentes de gestão. Para você, que é um dos gestores principais do negócio, opte sempre pelo ditado que diz que: “se complicou está errado”.
Inicie com apenas cinco importantes itens de controle do seu negócio. Concentre-os todos num único relatório ou no máximo em dois. Chame estes itens de Dashboard (Painel de Controle). Eleja itens que realmente impacta em seu negócio. E que ao “bater o olho”, você sabe como estão as coisas, para onde estão indo e o que fazer para impedir um desperdício (ralo) ou expandir o seu negócio (oportunidade).
Glauco explica que a dica é muita batida, óbvia, mas têm sido negligenciada pela maioria dos diretores e gestores de nossas empresas. A sugestão é voltar alguns degraus na sua atual gestão e iniciar novamente com os relatórios e informações essenciais ao empreendimento; como Glauco a seguir:
1) Relatórios de clientes (básico mas não tão óbvio assim)
Tenha as informações mais importantes de seus clientes. Informações sobre as transações já realizadas, preferências, não-conformidades já processadas por sua empresa, hábitos e ticket médio, são essenciais para valoração de qual é o potencial de cada cliente, ou grupo deles.
Com isto, ações e reações no trato diário com seu portfólio de clientes, fará você subir vários degraus na satisfação do cliente, garantir receitas recorrentes e aumentar a fidelidade deles. Isto sem mágica ou programas e metodologias mirabolantes, apenas fazendo o que você sabe: gerenciando seu negócio.
Não negligencie o básico do seu negócio, conheça bem seus clientes, nem que seja por grupo e afinidades. E vigie-se para não ter mais informações que necessite. Começou a complicar, tomar muito seu tempo, detalhes demais: pare e recomece com cinco itens novamente.
2) Produtos e serviços que mais vendem (Mix)
Você precisa saber, sem delongas, estimar quais os produtos você deve ter sempre disponíveis em estoque e elaborar campanhas a partir dessas informações. Qual a margem de contribuição de cada um deles, histórico de vendas e qual a classificação ABC deste mix de produtos. Mas tenha esta informação de forma macro. Quem precisa detalhar isto é seu departamento de marketing, produção, contabilidade e custos. Não você! Você precisa saber o suficiente sobre isto para definir as estratégias do negócio. Novamente: vigie-se para controlar a ânsia de saber mais que você precisa sobre mix de produtos.
3) Estoque (Ativo = investimento = $)
Inventários precisos, posição de estoques, ponto de reposição e sazonalidades, devem compor a cesta essencial de seus itens de controles gerenciais. É muito importante saber o quanto está imobilizado ou investido em seu estoque e em tempo real. Quais são os produtos problemas e quais sãos os de fluxo de vendas mágicas.
Aqui a dica é bem simples, mas eficiente: use a Matriz BCG (ciclo de vida do produto), para categorizar os produtos e suas famílias nas fases comerciais que estão. Com isto, pode-se monitorar as mudanças de mercado, preferências de usuários, produtos substitutos e evolução tecnológica. Com isto, sua organização terá informação para não ocorrer perdas de receitas impactantes por estoque parado. Estoques de produtos que deixaram ‘de repente’ de não serem mais vendidos e encalham nos estoques. Evite prejuízo certeiro de estoques inativos, eles podem fazer uma empresa cambalear, se enfraquecer e sair do mercado. O velho ditado também é válido aqui : “Estoque quebra empresas”.
4) Custos e Formação de Preços (Despesas)
Saber exatamente quanto custa o produto (ou famílias deles) e os processos envolvidos na obtenção de receitas de sua empresa é essencial. Não dá para majorar um percentual de lucro sobre o custo de aquisição e pronto. Isto pode lhe soar como básico e até amador. Mas na prática, a maioria das pequenas e médias empresas ainda fazem isto.
Ter uma “receita de bolo” (engenharia do produto) com todos os ingredientes (componentes) necessários à fabricação, aquisição, administração e comercialização não é fácil. Mas sem isto, é administrar no empirismo; no escuro. E no final, o custo engole toda sua receita e leva a empresa junto. Então, por menor que seja seu negócio, implante um software de gestão (ERP) que lhe ajude neste importante item. Em tempos de ‘vacas magras’’, cortar custos sem saber onde estão os “elefantes”, faz com que administradores matem muitas “formiguinhas”, que no final, podem até gerar é mais custos, com reclamações, falta de qualidade e resultados financeiros fracos.
Saiba exatamente qual é seu Ponto de Equilíbrio. Mas não complique; PE (ponto de equilíbrio) é simplesmente Faturamento dividido pelo Custo (total ou por produto). Se o resultado for 1, está empatando e para estes tempos de crise, não é ruim. O que passar de 1, é seu lucro. Mas se estiver abaixo de 1, é prejuízo mesmo. Não tente justificar que houve informação de um mês que entrou no outro e por isto o resultado foi negativo. Não seja ingênuo ou tente se enganar: você precisa agir e rápido: mate elefantes ou aumente receitas.
5) Fluxo de caixa (Contas a pagar x Contas a Receber)
É primordial saber tudo que entra e o que sai do caixa da empresa, sabendo disto, você consegue saber o faturamento diário e mensal da sua empresa, facilitando no processo de tomada de decisões e enxergando um futuro mínimo de entradas e saídas de recursos para gerir seu negócio. Não complique aqui, inicie com um fluxo de caixa básico. O qual contenha o que precisa ser pago, o que você receberá e o saldo diário; um menos o outro. Após dominar isto na prática, pense então, em fluxos de caixas de valor presente, valor futuro, simulações e construções de cenários.
Não deixe que seus itens de controles passem de cinco. Se isto ocorrer volte ao início e reveja o que está demais e só tomando seu tempo desnecessariamente. No início, a tentação em saber e controlar tudo é muito grande. Com o passar do tempo e seu treinamento (vigia), você conseguirá delegar e ter mais tempo para fazer seu negócio crescer, ao contrário de ficar a maioria do seu tempo apagando incêndios.
Tenha foco em sua função como gestor estratégico, você é o colaborador mais caro para seu negócio. Você precisa produzir resultados compatíveis com sua remuneração. E, independente se sua empresa tem 1 ou milhares de colaboradores, a regra do “complicou está errado”, se aplica para qualquer uma delas.