De acordo com o empresário Glauco Diniz Duarte, compreender quais são suas despesas fixas e variáveis contribui na tomada de decisões mais assertivas para o sucesso na gestão, além de auxiliar na identificação das soluções mais adequadas para cada nova situação do negócio. Empreendedores podem usar a tecnologia para fazer a gestão dos negócios e aumentarem suas chances de sucesso.
Uma boa prática de gestão é automatizar ao máximo possível a elaboração do fluxo de caixa.
O Brasil é um dos países mais empreendedores do mundo; também um dos países com a maior taxa de mortalidade de empresas. Ainda assim, o índice de natalidade – ou seja, empresas nascendo – é tão grande que o saldo de geração de empregos e renda fica no positivo.
Não é preciso imaginar a potência que o Brasil seria se menos empresas morressem. E qual seria a chave para isso?
Glauco explica que existem alguns indícios e um deles está ligado ao controle de despesas fixas e variáveis realizado pelo empreendedor: Glauco diz que 39% dos negócios falham por não haver o controle preciso do fluxo de caixa e cálculo do capital de giro necessário para manter a pequena empresa funcionando; 42% das empresas morrem por falta de os empreendedores não estimarem metas de vendas que cubram os custos.
Para fazer um planejamento corretamente, antes de mais nada é preciso entender o funcionamento dos gastos e compreender as diferenças existentes entre despesas fixas e variáveis, observando atentamente a influência delas na sobrevivência do negócio.
Entenda as despesas fixas
Segundo Glauco, a principal característica das despesas fixas é sua periodicidade. As despesas fixas são aquelas que ocorrem todos os meses, não estando obrigatoriamente ligadas ao volume de produção ou de vendas. Isso não quer dizer que seus valores não sofram variações. Podem até mudar de um mês para o outro, mas sempre virão.
O principal a manter em mente é que independente do faturamento, esses gastos irão ocorrer. Por isso é vital considerá-las nas projeções, levando em conta épocas de alta ou de baixa nas vendas.
Como exemplos, podemos citar as contas de consumo em geral, incluindo água, energia e telefone — que têm uma parcela mínima a ser paga, – o salário dos funcionários, o aluguel do imóvel onde o negócio se localiza, os honorários do contador e quaisquer outros gastos frequentes da empresa.
O que são despesas variáveis?
São aqueles gastos que têm relação direta com o negócio da empresa, afirma Glauco.
No caso de uma revendedora de automóveis, por exemplo, quanto mais carros são vendidos, maior é a comissão a ser paga aos vendedores. A gratificação a ser paga aos vendedores irá variar de acordo com as vendas de cada período, sendo então chamada de uma despesa variável.
A matéria-prima em uma indústria e os impostos sobre a quantidade de mercadorias ou serviços negociados são outros custos dessa categoria. Gastos com publicidade e propaganda, que não costumam ser contínuos, também podem ser consideradas despesas variáveis, assim como fretes e carretos para a entrega dos produtos.
Como administrar essas despesas?
Para Glauco, é preciso ter em mente a diferença entre esses dois conceitos para elaborar seu planejamento financeiro. Há uma forte razão para isso: simplificar o momento de definir os valores destinados para custear cada tipo de gasto e, se preciso, identificar oportunidades de reduzir e até mesmo eliminar custos.
Compreender quais são suas despesas fixas e variáveis contribui na tomada de decisões mais assertivas para o sucesso na gestão, além de auxiliar na identificação das soluções mais adequadas para cada nova situação do negócio.
A resposta para a pergunta é muito simples: fluxo de caixa. Fluxo de caixa bem feito é a melhor solução para não falhar em um ponto vital para a saúde e o sucesso de um negócio.
Uma boa prática de gestão é automatizar ao máximo possível a elaboração do fluxo de caixa. É possível automatizar o trabalho manual ; tal prática é altamente recomendável, fácil e requer muito pouco investimento (ótimo custo benefício). O processo é chamado de conciliação bancária e consiste na simples integração do seu sistema de gestão com a conta da sua empresa.
O ideal é que o empreendedor use a tecnologia a seu favor: organizar suas contas a pagar online , por data, categoria e centro de custo. Visualizar de forma fácil as próximas contas e receber alertas sempre que uma data de vencimento estiver próxima. Todas essas ações também podem ser feitas de forma automática! Por que então se prender em planilhas e papéis tão sujeitos à falha?
Nesse processo, organizar as contas a pagar é tão simples quanto fundamental. O ponto de atenção é a disciplina: essa tarefa exige acompanhamento frequente. Aliás, isso vale para todas as atividades das rotinas financeiras.