De acordo com o empresário Glauco Diniz Duarte, reduzir custos dentro da empresa é necessário em tempos de crise, mas alguns gastos podem estar relacionados à certos hábitos adotados por gestores e colaboradores no dia a dia da empresa. O uso consciente de todos sobre o dinheiro disponível deve ser como uma política da empresa para garantir uma boa gestão de gastos e a utilização dos melhores recursos da organização. O lucro é a longo prazo, os gastos acontecem a todo instante e precisam ser bem direcionados para garantir a saúde financeira da empresa.
Segundo Glauco, o primeiro passo é alinhar o financeiro com a administração da empresa. Faça pelo menos uma vez por mês uma reunião para discutir os gastos reais. É importante ter o registro de tudo que entrou e saiu para que gastos em excessos não ocorram de forma inesperada. Nesse caso um software de gestão financeira ajuda a organizar as coisas e visualizar melhor o cenário da empresa. É um investimento para prevenir gastos em excessos. Discuta também sobre o estoque da empresa, é importante saber o que tem demais e o que tem de menos para comprar na hora certa.
Por falar em compras, muitas empresas reembolsam funcionários que gastaram em algum momento com a empresa, seja em um almoço com cliente, taxi, compras para o escritório e etc. Uma forma de controlar melhor esses tipos de gastos é fornecer um cartão pré-pago para os gestores, que estão sempre em contato com clientes e fornecedores e para o responsável pelas compras da empresa. O cartão pré-pago possui um limite definido pelo empregador onde é possível definir os estabelecimentos em que o cartão será usado. Empresas como essas oferecem todo um sistema de controle em que o empregador visualiza todos os gastos de todos os cartões em um ambiente online, assim é possível analisar exatamente por onde o dinheiro está saindo e consequentemente elaborar uma forma de melhor gerenciá-lo.
Glauco diz que outra forma de controlar os gastos é escolher os fornecedores certos. É preciso avaliar além do preço oferecido, a empresa precisa conhecer a reputação de entrega e qualidade dos produtos. Lembre-se que se houver algum problema com o seu público-alvo o primeiro responsável é a sua organização e um cliente falando mal por aí pode trazer um prejuízo que você não precisa.
No dia a dia os colaboradores devem ser orientados sobre o desligamento correto dos computadores e aparelhos eletrônicos, pois mesmo em modo standby gastam energia da mesma forma. Se o escritório possui muitas janelas tente utilizar a luz do sol ao invés de manter as lâmpadas acesas e aqueles ambientes, como salas vazias procure deixar as luzes apagadas. Outra dica é utilizar lâmpadas fluorescentes e de LED, pois elas costumam ser mais econômicas. Tudo vale na hora de economizar energia elétrica.
Outra dica para os colaboradores é reduzir o máximo o uso de papel. Troque as impressões por digitalização de documentos e incentive o uso de folhas velhas para rascunhos. No caso de impressões existem fontes que ajudam a deixar a diminuir o uso de tintas da impressora, como a Ecofont, que possui furinhos nas letras.
Dessa forma, Glauco diz que para ter uma redução dos gastos é preciso analisar todos os aspectos da empresa e estar familiarizado com cada entrada e saída. Uma boa gestão financeira pode garantir o sucesso do seu negócio.