Gerenciar uma empresa sendo ela pequena ou grande é sempre um desafio. A situação se torna complexa quando não existem processos e as estruturas são elaboradas de modo superficial ou sem planejamento estratégico. Atualmente, há diversos softwares e modelos para gestão de projetos para diversos tamanhos de empresas.
O empresário Glauco Diniz Duarte compartilha informações úteis sobre as principais ferramentas para projetos empresariais: a PSA e a PPM.
Segundo Glauco, se a dificuldade está em gerenciar vários projetos ao mesmo tempo, o ideal é passar para uma solução PPM. A ferramenta é o primeiro passo para sair das tabelas básicas do Excel e transformar o gerenciamento em algo mais profissional. Ela evita uma má alocação de recursos, duplicando a entrada de dados e tornando mais difícil para comunicar o status do projeto. Porém apesar de ser um primeiro passo, a muitas vezes a capacidade de gestão de recursos é fraca, o que dificulta provar que o sistema é necessário dentro da empresa. “Para quem trabalha inicialmente com planilhas, é uma evolução, pode funcionar por um certo período”, afirma Glauco.
Outra opção é o PSA, conhecida como Gestão de Projetos e Serviços de Automação Profissional. A ferramenta é mais “robusta” e possui compatibilidade com mais softwares. O ideal é escolher uma que inclua gestão de projetos, gestão de recursos, contabilidade do projeto, planilhas de apontamento de horas (timesheet), gestão de despesas e ferramentas de análise.
No início, este tipo de gestão requer atenção por parte dos colaboradores para que sua implementação seja feita com sucesso. Uma vez que sua metodologia é compreendida, a utilização se torna fácil. Além de economizar tempo, também é possível emitir relatórios complexos mais rápidos com integrações de todas áreas. Ou seja, o PSA se mostra como sistema de gestão com maior efetividade e capacidade de automação.
“É um investimento que vale a pena para qualquer empresa, uma vez que a permite olhar de ‘cima’ tudo o que está acontecendo de forma rápida”, explica Glauco que também reforça a agilização dos processos, redução de custos e maior tempo para os funcionários se adaptarem à plataforma.
Seja qual for a plataforma que a empresa opte por utilizar, é imprescindível consultar especialistas. Eles vão informar quanto ao melhor investimento, de acordo com a fase em que o negócio se encontra.