De acordo com o empresário Glauco Diniz Duarte, toda organização, para ser bem sucedida, precisa fazer uma boa gestão de seus recursos (financeiros, pessoais, materiais, informacionais, etc). Esses recursos se interrelacionam dentro da organização e são também interdependentes, o que requer que todas as atividades sejam compreendidas e gerenciadas segundo uma visão de processos. Entende-se por processos um conjunto de atividades que executados em uma sequência pré-determinada conduzem o negócio a um resultado esperado.
A gestão por processos permite criar uma compreensão de como as coisas são feitas na companhia e ao mesmo tempo, revela gargalos, estrangulamentos e ineficiências que podem ser corrigidas em tempo hábil.
Glauco explica que existem três tipos de processos que regem uma organização: Os processos finalísticos ou principais – são aqueles que impactam diretamente o cliente externo e compõem a cadeia principal de valor; os processos de apoio – aqueles que sustentam os processos finalísticos e impactam indiretamente o cliente externo; e os processos de gestão ou governança, utilizados para o planejamento, monitoramento e proposição de ajustes ou melhorias. Um bom funcionamento de todos esses processos garante um bom desempenho da empresa.
Glauco lista cinco benefícios da gestão com foco em processos:
1. Melhor aproveitamento do tempo
A gestão com foco em processos permite que os colaboradores mantenham seu foco na essência de suas atividades, eliminando retrabalhos e ou dispêndio de tempo em atividades operacionais que podem ser automatizadas. Essa metodologia de gestão permite que se organize melhor qual é o papel de cada colaborador na empresa, qual o tempo gasto em cada atividade, quais as necessidades para a realização de cada tarefa ou projeto e organização das informações para que tudo seja feito com eficácia e eficiência.
2. Integração entre áreas
A gestão por processos trabalha na integração entre áreas, melhora a comunicação organizacional e identifica questões que precisam ser trabalhadas entre diversos setores ao mesmo tempo, criando uma sensação de unidade na empresa. O foco em processos é eficaz porque as pessoas trabalham visualizando o todo, não apenas a sua tarefa. Se cada processo individualmente cumprir fielmente o seu papel, o todo tem sintonia. É importante que se tenha uma consciência coletiva na empresa de que o trabalho é feito em prol do cliente e não da sua área específica.
3. Rapidez na tomada de decisão
A mensuração dos resultados através da gestão por processos traz para a empresa informações úteis e rápidas para a tomada de decisão assertiva, o que contribui para a definição de prioridades e direciona os processos em todos os níveis, desde a alta gerência até o nível operacional. Com essa metodologia, o gestor adquire a capacidade de antecipar e responder às alterações do mercado em tempo hábil, maximizando suas oportunidades de negócios.
4. Mais qualidade no produto ou serviço
Empregando processos eficientes e eficazes, as organizações passam a oferecer produtos e serviços com alto grau de qualidade. Isso porque, com as mudanças na rotina do trabalho e incentivando o envolvimento de todos os colaboradores, conquistando o engajamento, a vontade e a participação de todos, os processos passam a ser realizados em conformidade, sendo eficazes, e provocando a redução de custos, sendo também eficientes. Com isto aumentamos a satisfação do cliente e melhoramos os resultados da empresa, visto que as suas necessidades e expectativas estão sendo atendidas. Quando isso acontece, o produto ou serviço passa a ter valor agregado.
5. Melhoria contínua e integração com a estratégia da empresa
A gestão com foco em processos tem como objetivo a melhoria continua para se atingir a excelência operacional. Isso cria então, uma dinâmica de evolução continuada que permite ganhos expressivos às empresas. Outra vantagem é que essa abordagem é considerada parte integrante da Gestão Estratégica, na medida em que ajuda os gestores a conseguir visualizar com mais clareza quais são os indicadores de maior efeito e onde os processos representam a execução da estratégia.
Vale ressaltar, destaca Glauco, que o mapeamento dos processos também permite o entendimento das relações de causas e efeitos entre os problemas ao longo da cadeia e a visão que a empresa constrói perante seus clientes.