Segundo o empresário Glauco Diniz Duarte, a busca por um Sistema ERP é devido a necessidade de uma ferramenta para organizar e facilitar a gestão empresarial, visualizar a empresa como um todo e obter resultado em tempo real para tomada de decisões rápidas. Para encontrar a ferramenta mais adequada é necessário analisar os principais atributos necessários ao ERP.
Os principais atributos que as empresas buscam no Sistema ERP
1.Qualidade, eficiência e desempenho do sistema: Tempo de processamento dos processos críticos, ou seja, se falhar ou demorar muito pode prejudicar toda a empresa; consumo de recurso e tempo necessário para operações que envolvem grandes volumes de dados.
2.Fornecedor do sistema: Qualidade de atendimento, tempo de resposta, transparência na cobrança dos serviços prestados. Uma coisa muito importante o suporte aos usuários para esclarecimento de dúvidas, solução de problemas operacionais, correção de programas.
Segundo Glauco o ERP precisa ser constantemente atualizado para acompanhar o crescimento da empresa, inclusão de novas facilidades operacionais, atualizar as mudanças na legislação e acompanhara a evolução do sistema operacional, hardware, banco de dados, etc.
As empresas que já tiveram a experiência de implantar um sistema dão importância até maior ao fornecedor de sistema do que propriamente qualidades técnicas do sistema. Buscam por um fornecedor confiável, estável com boa estrutura financeira e técnica, pois terão que trabalhar juntos por muito tempo.
3.Funcionalidades do sistema: Menus de navegação amigáveis facilitam a operação do sistema. São também muito importantes, a visualização dos dados, exportação de dados, geração de relatórios, agendas e mensagens de alertas.
4.Facilidades de parametrização do sistema: Os sistemas ERPs são desenvolvidos para atender a necessidades de forma genérica a todas as atividades empresariais. Desta forma, caso a empresa tenha necessidade específica própria da sua atividade o sistema precisa ter facilidade de adaptação a estas necessidades.
5.Segurança do sistema: Gravação de log do sistema identificando o usuário, data, hora e operação; restrição de acesso por grupo de usuários e por usuário; backups e recuperação de dados; recuperação de dados históricos, etc.
6.Confiabilidade do sistema: A confiabilidade do sistema depende do atendimento dos três quesitos anteriores: a) qualidade, eficiência e desempenho do sistema; b) fornecedor do sistema confiável para parceria de longo prazo; c) segurança do sistema para evitar perda de dados e não permitir acessos indevidos ou não autorizados.
7.Modularidade do sistema: Uma característica importante para as pequenas empresas é que o ERP possa ser adquirida e implantada por módulos de acordo com a necessidade e crescimento da empresa. Isto minimiza o investimento inicial do custo da compra da licença de uso, reduz e facilita a implantação do sistema.
8.Integração com outro sistema: Caso a empresa possua um sistema de loja virtual ou e-commerce ou sistema de força de vendas para coleta de pedidos o ERP precisa trocar informações com estes ou outros sistemas departamentais.
9.Implantação do sistema: Facilidades de implantação, configuração do sistema, carga de dados vindos de outros sistemas legados; treinamento do usuário, etc.
10.Documentação do sistema: Qualidade da documentação on-line e off-line para ajudar a agilizar o processo no caso de dúvidas e recuperação de erros;
11.Benefícios do sistema: São esperados principalmente reduções de mão de obra, custos, estoques e prazos. Existem também benefícios não mensuráveis tais como diminuição de erros que evitam multas, aumento do nível de satisfação interna e dos clientes, etc.
Agilidade, rapidez no atendimento são exigências naturais do mercado, portanto, o ERP deixou de ser uma necessidade operacional. No cenário atual, explica Glauco, o sistema ERP é uma ferramenta indispensável para assegurar o sucesso empresarial. É preciso considerar a implantação do ERP como um investimento necessário para o crescimento da empresa e não apenas como uma despesa para atender as demandas operacionais.