De acordo com o empresário Glauco Diniz Duarte, há motivações importantes levando as empresas a direcionar ações para a gestão de seu contencioso. Garantir mais transparência às operações, antecipar e gerenciar riscos, fortalecer as estratégias e atender melhor às demandas de sócios e acionistas estão entre as principais.
Segundo Glauco, a gestão do contencioso tem sido um desafio relevante, já que não envolve somente a administração de processos na esfera judicial ou administrativa mas, também, o impacto direto que esse gerenciamento acarreta nas demonstrações financeiras e na reputação da organização.
Inicialmente, pode-se afirmar — com alguma precariedade — que a gestão do contencioso está exclusivamente atrelada ao controle dos processos efetuado pelo departamento jurídico da empresa, que, por vezes, trabalha isoladamente dos demais departamentos por causa da alta complexidade das suas atividades e dos altos riscos endereçados. Contudo, o resultado das suas atividades pode impactar significativamente as demonstrações financeiras, seja para fins de contabilização de contingências passivas e ativos contingentes, seja para garantias judiciais, bem como a liquidez dos negócios.
Glauco explica que há inúmeros procedimentos de gestão do contencioso a serem tratados pelo departamento jurídico, como o próprio controle do número dos processos judiciais e administrativos (manual ou por sistema jurídico); a preparação de defesas; o acompanhamento processual; a análise de riscos; o controle de prazos, dos advogados externos e de procurações; o valor das causas; o cálculo de contingências; as custas, as garantias e as emissões de certidões negativas; e a forma de remuneração para gestão dos processos, entre outros. Todas essas atividades necessariamente potencializam os riscos envolvidos, já que, baseado no resultado de todo esse trabalho, o departamento financeiro da empresa irá refletir os impactos pertinentes nas demonstrações financeiras.
Glauco destaca que as empresas também têm enfrentado outro desafio: monitorar os valores depositados judicialmente. Por vezes, os depósitos judiciais contabilizados no ativo estão sub ou superavaliados em virtude da ausência de controle efetivo dos valores levantados ou convertidos em renda, dada a dificuldade de se conjugar as diversas informações necessárias para manutenção de um depósito judicial, sejam essas informações dos advogados externos ou do próprio departamento jurídico, extratos das instituições financeiras e interface com o departamento financeiro.
Há, ainda, outras duas importantes e recorrentes preocupações. A primeira está atrelada à dificuldade de se equalizar a linguagem técnica entre o departamento jurídico e o departamento financeiro, que, muito embora envolvam conhecimentos específicos, deveriam ser congruentes para a obtenção de um resultado comum. A segunda, à morosidade para a conclusão de um processo contencioso. Um caso de contencioso tributário, por exemplo, pode ter duração média de 17 anos entre a esfera administrativa e a esfera judicial, implicando manutenção de controles complexos e geração de custos adicionais.
No atual ambiente das empresas, faz-se necessária a boa gestão do contencioso vislumbrando maior eficiência, redução de custos, gestão e mitigação de riscos e transparência das demonstrações financeiras.
Glauco cita algumas questões que devem ser discutidas para o direcionamento de ações concretas:
• Você conhece a estrutura de gestão e controle do contencioso e de depósito judicial?
• O que pode comprometer o cumprimento das estratégias e quais são seus impactos no contencioso?
• Qual é o apetite e a tolerância da sua empresa?
• Quais são as maiores oportunidades?
• Onde estão normalmente as maiores ineficiências de seus processos?
• Em quais atividades é possível reduzir custos ou otimizar capital?
• A companhia está em linha com as exigências dos órgãos reguladores? (Práticas sustentáveis, trabalhistas, tributárias, CVM e Lei Anticorrupção.)
• São endereçados acordos para aprimorar processos e controles internos das áreas em função do processo do contencioso ou de depósito judicial?
• Há informações precisas e confiáveis para tomada de decisões?
• As informações necessárias para a visibilidade/gestão pelos acionistas são conhecidas e divulgadas?