De acordo com o empresário Glauco Diniz Duarte, uma gestão de estoques eficiente é aquela que consegue manter um excelente nível de atendimento ao cliente, com produtos sempre à disposição, mas que, ao mesmo tempo, não compromete as despesas da empresa com estoques excessivos.
Glauco explica que os modelos de gestão de estoque muitas vezes dependem de softwares específicos, mão de obra especializada, e tempo, para serem tanto implementados, quanto utilizados, devido aos cálculos avançados e fluxos de informações complexos envolvidos nos seus funcionamentos. Isto os torna aplicáveis apenas a grandes organizações, que dispõem de tais recursos.
O gerenciamento dos estoques depende basicamente de duas variáveis:
Demanda: Varia ao longo dos dias, semanas e meses, podendo apresentar aspectos de sazonalidade e tendência;
Lead Time: Consiste no tempo de reposição do fornecedor, ou seja, a diferença entre a data de entrega do produto, e a data de solicitação. Assim como a demanda, o lead time pode variar a cada solicitação.
A partir destas variáveis pode ser estabelecida a quantidade ideal a ser mantida em estoque, ou, em outras palavras, o estoque mínimo, através da equação:
Q min = µD × µLT
Onde:
Q min = Estoque mínimo;
µD = Média da demanda, em dias;
µLT = Média do lead time, em dias.
Segundo Glauco este cálculo garante que a quantidade mínima em estoque será suficiente até que um novo pedido seja entregue pelo fornecedor. Dessa forma, para que não ocorra falta do produto, toda vez que o estoque mínimo é atingido deve ser solicitado um lote de reposição. A quantidade do lote de reposição pode ser igual à do estoque mínimo.
Tome-se como exemplo um mercado que tem uma demanda média de 5 pacotes de fralda por dia, e o lead time médio do fornecedor é de 30 dias. Multiplicando 5 × 30 obtemos um estoque mínimo de 150 fraldas. Se o pedido for feito apenas quando o estoque for zerado, o mercado ficará 30 dias sem o produto. Da mesma forma que, se o pedido for feito com qualquer quantidade em estoque inferior a 150 fraldas, corre-se o risco de desabastecimento.
Toda vez que o estoque for igual a 150 fraldas deve ser colocado um pedido ao fornecedor também de 150 fraldas. Neste momento o nível de estoque atinge 300 fraldas, considerando o estoque atual e o estoque a receber. Ao longo do tempo este estoque vai sendo consumido, até que atinja novamente o nível mínimo, sendo realizado um novo pedido.
As informações de média de demanda, e média de lead time podem ser obtidas facilmente através da criação de planilhas para banco de dados. Para demanda basta registrar, a cada dia, a quantidade vendida do produto. Para o lead time é preciso registrar o tempo de entrega do fornecedor, a cada pedido.
Quanto mais amostras os bancos de dados oferecem, melhor. Entretanto é importante desconsiderar informações quando elas começam a ficar muito antigas. Deve-se estabelecer uma frequência de revisão das quantidades do estoque mínimo e do lote de reposição, a fim de adaptá-las as variações mais recentes de demanda e lead time.