De acordo com o empresário Glauco Diniz Duarte, empreender requer planejamento, alocação de recursos, projeto e metas. Ocorre que grande parte das pequenas empresas brasileiras começa como um negócio informal, muitas vezes do trabalho de uma pessoa que, através de empenho e seriedade, consegue expandir seus horizontes e ganhar confiabilidade nesse mercado tão competitivo. Surge daí a necessidade da formalização.
Montar uma empresa no Brasil não é tarefa fácil: custos, pesquisas, prazos e um calendário fiscal bastante “cruel”. Mesmo assim, ainda vale a pena investir em um negócio que vem se fortalecendo e conquistando seu espaço. Outras empresas, entretanto, nascem a partir de uma ideia (uma boa oportunidade de negócio), ou do empreendedorismo de um profissional que já atua em um determinado segmento de negócios.
Em meio a isso, como se organizar para crescer sustentavelmente sem perder o controle da saúde financeira de sua empresa? Para evitar uma tragédia precoce, faz-se necessário a adoção de controles administrativos e financeiros que sustentem o negócio.
Segundo Glauco, cada empreendedor encontra, no início, sua própria maneira de controlar os processos e finanças de sua empresa. Alguns adotam controles físicos, a partir de grandes livros de anotações; outros utilizam as boas e velhas planilhas eletrônicas. Esses métodos funcionam enquanto a empresa dá seus primeiros passos, mas se mostram deficitários conforme o negócio cresce: contratação de mais funcionários, o volume de operações… E então, começam a ocorrer divergências entre números financeiros, produção, estoque, etc.
Para Glauco as maiores queixas relatadas por diretores de PMEs são perda de documentos e informações importantes, multas por falta de organização, falta de uma visão consolidada dos processos da empresa (o que limita seu crescimento), perda de insumos por deficiências no controle do estoque e, sobretudo, perda de tempo para tentar localizar onde estão as falhas que levaram a esses problemas.
O “alerta vermelho” se dá quando fica evidente a demora no tempo de resposta, a insatisfação dos clientes que já não são tão bem atendidos e a perda de dinheiro em processos que poderiam ser mais ágeis.
Se esse é o seu caso, um sistema ERP pode ajudá-lo nos processos de sua empresa.
É equivocado imaginar que o ERP é de uso exclusivo de empresas de grande porte. Ao contrário do que se imagina, este sistema é fundamental para o sucesso do novo negócio. As PMEs ainda levam vantagem durante o processo de implantação por terem fluxos de trabalhos mais enxutos, havendo muito mais facilidade em implantar um sistema ERP. O melhor caminho é encontrar uma ferramenta com ótimo custo-benefício, que através de processos já consolidados agregue valor à empresa, com parametrizações prontas para o próprio usuário executar, e com um tempo mínimo de instalação.
No caso de empresas maiores, há um grande trabalho de customização, e o processo de implantação pode levar mais tempo conforme a complexidade do negócio.
E quais são os benefícios que uma PME pode ter ao adotar uma solução ERP? Glauco cita cinco principais vantagens que levam as empresas a implantarem um sistema ERP.
Gestão Unificada: Sistemas ERP padronizam e integram diferentes departamentos, e em alguns casos até mesmo diferentes filiais, permitindo com que o gestor visualize os resultados consolidados e individuais para uma gestão unificada.
Integração de informações financeiras: O gestor pode acompanhar o desempenho geral da empresa, visualizando quanto o negócio contribuiu para as receitas e o quanto consumiu dos recursos da empresa por tipo de conta.
Controle dos pedidos de clientes: Por centralizar as informações em um único sistema, é possível manter o controle dos pedidos de clientes com mais segurança e imprimir maior agilidade na coordenação de estoque, produção e transporte, além de obter um histórico de cada cliente.
Padronização e aceleração de processos: Sistemas ERP possuem métodos padronizados baseados em boas práticas de negócio. Padronizar os processos e utilizar um único sistema integrado economiza tempo, aumenta a produtividade e elimina controles manuais e ineficazes.
Redução de erros: Sistemas ERP facilitam a visibilidade do fluxo de processos dentro da empresa e mantém o histórico de suas ocorrências. Tais informações ajudam os usuários a identificar as ações a serem tomadas, assim como a planejar melhor os recursos necessários para seu cumprimento. Um exemplo é o planejamento de compras para manutenção de quantidades mínimas em estoque, utilizando como referência o histórico de demandas por período e sazonalidades. Este tipo de avaliação ajuda a reduzir erros que causem prejuízos ou estagnação de capital devido a compras mal planejadas.
Outros benefícios que um sistema ERP proporciona para uma PME:
Automatização de processos e controles manuais;
Controle sobre as operações da empresa;
Redução de custos e riscos;
Otimização do fluxo da informação;
Precisão e segurança nas informações, disponíveis em tempo real;
Redução de fraudes;
Eliminação de retrabalho;
Diminuição de impressão em papel.
Por mais benefícios que traga, a implantação de um ERP pode, inicialmente, gerar um pequeno desconforto para os colaboradores, pelo simples fato de se tratar de algo desconhecido para eles. Sendo assim, a influência da alta direção é fundamental para o sucesso deste projeto, uma vez que este evento causa impacto no cotidiano da empresa inteira. “Há perfis distintos de líderes que adquirem o ERP, aquele que entende onde a empresa precisa melhorar e aprende com os erros, e aquele motivado por fatores externos, como exigências fiscais, por exemplo”, diz Glauco, que complementa: “em ambos os casos, os líderes devem exercer um papel de transparência junto aos seus colaboradores, amenizando possíveis tensões causadas por mudanças de procedimentos influenciadas pelo ERP e, principalmente, destacando as melhorias trazidas pela nova ferramenta”.
Além de exercer o papel de divulgador dos benefícios trazidos pela solução, os líderes devem auxiliar no mapeamento do negócio, intermediando as informações entre as áreas de sua empresa e a consultoria de tecnologia que implantará o sistema e capacitará os usuários, conforme a necessidade.
Glauco também destaca a importância de se enxergar a adoção de um ERP como um investimento, e não como custo. O investimento inicial pode parecer alto, mas não se compara com o retorno que traz, que em alguns casos é imediato. Comparo uma empresa que não possui um sistema ERP como alguém que está correndo com os olhos vendados, diz Glauco.
Como já diziam nossas avós, é melhor prevenir do que remediar. A cultura de organização, controle e prevenção a partir de uma gestão adequada da informação só agora começa a tomar corpo no Brasil, eternamente conhecido como o país do “jeitinho”. Claro que devemos valorizar a nossa flexibilidade para solucionar problemas inesperados, algo inclusive admirado por americanos e europeus, criadores dos sistemas de gestão. Porém, mais do que nunca, deve-se dar o devido valor à gestão da informação estruturada e integrada, independente do tamanho de sua empresa. Fica a dica!