De acordo com o empresário Glauco Diniz Duarte, essa é uma pergunta que encontra parte da resposta em si mesma. Afinal, quando esse tipo de questão surge, ela significa que algumas situações já estão mostrando ao gestor a necessidade de buscar soluções que certamente serão encontradas em um software de gestão.
Porém, para que haja a confirmação desta necessidade, basta fazer uma análise sucinta dos atuais processos de gestão e dos resultados que os mesmos oferecem. Com base nesta análise, é possível detectar eventuais falhas e fazer uma estimativa do quanto elas custam para serem corrigidas ou em termos de perda de faturamento.
Comparando os valores apurados ao longo de um ano com os custos de um software de gestão, o gestor poderá ter uma resposta bastante clara sobre a conveniência do momento para adotar a utilização de um sistema de gestão ERP. Nesta análise, é necessário observar:
1 – Há velocidade na obtenção e informações de qualidade?
Glauco diz que para tomar decisões com segurança e orientar as estratégias que deve seguir, o gestor precisa ser abastecido de informações administrativas sobre a empresa. A velocidade com que essas informações são entregues e a consistência dos dados obtidos, em grande parte, são determinantes para o sucesso das ações.
Da mesma forma, as informações inerentes a negociações, preços, condições de pagamento, disponibilidade de estoques, atendimento ao cliente, entrega de produtos ou de serviços, entre outras que são fundamentais para o andamento do negócio e capazes de garantir as vendas e a manutenção dos clientes, precisam transitar com grande eficiência e confiabilidade.
Ora, se são necessárias reuniões desgastantes e cobranças insistentes para que estas informações possam ser transmitidas e se a transmissão é feita por meio de extensos relatórios, estes são fortes indício de que um software de gestão precisa ser adotado para simplificar estes processos e aumentar a produtividade da equipe.
2 – Quanto custam os erros?
Quando o gestor detecta que há perda de tempo, de material e de dinheiro em decorrência de erros operacionais que exigem retrabalho, surge outro forte indicativo da necessidade real para implantação de um software de gestão.
3 – É possível identificar gargalos nos processos?
Para Glauco um processo de gestão eficiente deve permitir ao gestor detectar com facilidade eventuais gargalos que possam surgir no ciclo do negócio, desde a fabricação de produtos, entrega de serviços ou compra de mercadorias, passando naturalmente pelos processos de comercialização. Se o ciclo não é visível de forma simplificada, surge mais um cenário de que o software de gestão é necessário.
4 – Há agilidade nos processos?
Um dos fatores que determinam o sucesso ou fracasso de uma empresa é a velocidade com a qual os processos são desenvolvidos. Sobretudo aqueles que interferem diretamente no processo comercial e entrega de produtos e serviços.
Afinal, entre o envio de um pedido de venda e a entrega, o cliente não pode ficar à mercê da ineficiência de processos ineficientes e não automatizados.
5 – Quais são os resultados das negociações?
O gestor deve ser capaz de identificar com facilidade quais são aqueles produtos, mercadorias ou serviços que oferecem os melhores resultados, distinguindo daqueles que dão prejuízo ou que simplesmente empatam o capital. Se não é possível fazer esta identificação de forma imediata, há mais um sinal de que o software de gestão é extremamente necessário.
6 – Como é feito o controle de estoque?
Glauco explica que também é essencial que o gestor consiga identificar imediatamente a situação de estoque, com capacidade para quantificar as mercadorias de maior giro e aquelas que encalham. Há casos, inclusive, em que é preciso se certificar do prazo de validade de produtos, de mercadorias ou de insumos.
A eficiência no controle de estoque é fundamental para a política de relacionamento com fornecedores e para a garantia de atendimento aos clientes. Em muitos casos, a fim de se livrar de mercadorias encalhadas, é a gestão do estoque que definirá a realização de promoções, por exemplo.
Se rotineiramente ocorre falta de produtos no estoque ou se outros estão encalhados é sinal que o controle de estoque não é feito com eficiência, e por isso um forte indicativo da falta de um software na gestão da empresa.
7 – Controle de caixa, de recebimentos e de contas a pagar
Se o gestor não tem o conhecimento claro sobre o fluxo de caixa, sobre o que tem a receber e sobre o que tem a pagar, há mais um indício de que é chegado o momento de implantar um software de gestão na rotina da empresa.