Glauco Diniz Duarte – Sistema Toyota de produção ou Ohnoísmo

Segundo o Dr. Glauco Diniz Duarte, o aumento da competitividade entre as empresas de software trouxe como consequência uma precisão nas escolhas para as melhorias dos seus processos. Por isso, nos últimos anos tem-se falado muito em metodologia ágil. Algumas delas, como o Scrum e o Kanban, estão ganhando cada vez mais espaço nas empresas de tecnologia.

Essas ferramentas têm como intuito agilizar e melhorar os processos no desenvolvimento de software e, consequentemente, reduzir os desperdícios e entregar valor. Neste artigo vamos nos aprofundar sobre o Kanban: um sistema ágil e visual para controle de produção ou gestão de tarefas

Surgimento do método kanban

Com o intuito de aumentar a lucratividade das empresas através da eliminação das perdas, os princípios de produção do Sistema Toyota de Produção (STP) manifestaram-se com a ideia do menor custo de produção para pequenos lotes – tendo como base a filosofia Just in time (JIT).

Para operacionalizar o sistema JIT, Ohno (1953) criou o Kanban, que se torna o nervo autonômico da linha de produção. Ohno também explica que JIT significa que, em um processo de produção, as partes da montagem alcançam a linha de montagem quando são necessárias e na quantidade necessária. Sendo assim, o JIT não tem como objetivo o estoque zero, mas sim a eliminação dos desperdícios.

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Conceito

Criado no Japão pelo Sistema Toyota de Produção, o Kanban é uma ferramenta prática do Just in Time e representa um sistema no qual sua lógica é puxar, utilizado para o controle da produção e movimentação do material em processo.

Sendo assim, esse mecanismo é considerado como um sistema puxado, pois o novo trabalho é puxado para o sistema quando existe a capacidade para trabalhar nele, em vez de ser empurrado para o sistema com base em demandas. Portanto, em vez dos membros que produzem o produto receberem atividades conforme suas demandas, os requisitos são adicionados à lista de backlog e “puxados” pelos membros que liberam suas atividades e se tornam aptos para iniciar uma nova tarefa.

Para implementar o Kanban, três etapas devem ser seguidas:

• Visualizar os processos;

• Limitar o trabalho em progresso (WIP – Work In Progress);

• Gerenciar o lead time, ou seja, o tempo em que a atividade leva para passar todas as suas atividades até a entrega.

Na prática, o Kanban é normalmente utilizado como um quadro, no qual possuem boards que funcionam como etapas do processo. As tarefas são quebradas ao máximo e separadas em representações visuais, que são chamadas de cards (que podem ser feitas em quadros com post-its ou em softwares).

O foco do Kanban é ser o condutor de mudanças evolucionárias, e a sua simplicidade de uso tem-se mostrado extremamente útil para este objetivo. A principal razão para referirmos como “Sistema Puxado” é que, ao visualizar o fluxo e estabelecer limites (WIP), há uma garantia que não podemos introduzir mais trabalho no sistema do que a capacidade do sistema em processar este trabalho. Sendo assim, é extremamente importante que o trabalho existente seja finalizado antes que um novo trabalho seja iniciado.

Em resumo, o Kanban é baseado em ideias bastantes simples:

• As atividades em andamento devem ser limitadas;

• Algo novo só deve ser iniciado quando uma peça de trabalho existente é liberada.

Por que utilizar este método?

Muitos benefícios do Kanban serão visualizados em curto espaço de tempo, mas a longo prazo essa ferramenta torna-se uma poderosa aliada da área de TI e da empresa como um todo.

Confira algumas vantagens desse método:

• Autonomia: o Kanban funciona através da gestão visual, ou seja, é fácil olhar para o quadro e entender os status das entregas e o que precisa ser feito. Sendo assim, ele estimula a autonomia da equipe de trabalho já que o time pode verificar sozinho o andamento das entregas.

• Priorização das tarefas: as tarefas no board podem ser priorizadas de acordo com um sistema de cores ou o próprio gestor da equipe pode lançar apenas cartões importantes, garantindo assim o foco da equipe para que sejam entregues primeiro tarefas mais importantes.

• Maior produtividade da equipe: como todos os envolvidos no método podem ver o painel, cada um sabe o que está fazendo e o que está para finalizar. Essa facilidade gera um compartilhamento de informações muito maior.

• Redução dos desperdícios de recursos: com uma representação visual muito clara, o Kanban mostra quais recursos estão sendo desperdiçados, sejam ele de pessoal e/ou de material.

• Colaboração: o Kanban é responsável por centralizar todo o trabalho de uma equipe. Todos terão que olhar para o quadro para executar as suas tarefas. Esse tipo de sistema de trabalho permite a colaboração, e é responsável também por desenvolver a empatia – causando uma melhora no clima organizacional.

Aplicando o Kanban no desenvolvimento de software

Para o desenvolvimento de software, usa-se o Kanban para limitar o trabalho em progresso (WIP). Embora seu significado seja “cartão sinalizador”, estes cartões não funcionam como sinais para puxar mais trabalho, eles representam itens de trabalho.

Eles permitem que as equipes observem visualmente os trabalhos em progresso e que se auto-organizem, atribuindo suas próprias tarefas e movendo o trabalho de um backlog para conclusão sem orientação de um gerente de projeto. No entanto, se não tiver nenhum limite explícito de WIP (Work in Progress) e uma sinalização para puxar o novo trabalho através do sistema, ele não é um sistema Kanban.

Em organizações que desejam como resultado melhoria contínua, as propriedades abaixo devem estar presentes:

• Visualizar fluxo de trabalho;

• Limitar trabalho em progresso (WIP);

• Medir e gerenciar o fluxo;

• Tornar as políticas do processo explícitas;

• Usar modelos para reconhecer oportunidades de melhorias.

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