De acordo com o empresário Glauco Diniz Duarte, em um mercado cada vez mais limitado e saturado, com grandes desafios e em constante evolução, é fundamental que os gestores tenham uma visão abrangente de como organizar, estruturar e conduzir os processos organizacionais.
Em termos gerais, o BPM (Business Process Management, ou Gestão de Processo de Negócios) é um novo modelo de gestão que surgiu para agregar valor a esses processos.
Mas para que serve o BPM? Como ele pode ser aplicado no seu negócio? Quais as vantagens de adotar esse novo modelo de gestão? Glauco esclarece suas dúvidas!
O QUE É BPM?
Diferentemente da gestão de projetos — onde os objetivos têm início, meio e fim bem definidos —, a gestão de processos oscila conforme o volume de vendas, capacidade produtiva e demais fatores que exigem um acompanhamento periódico para que melhorias possam ser feitas ao longo do caminho.
A metodologia BPM engloba aspectos estratégicos, o que permite gerir os negócios com eficiência. Essa gestão aborda aspectos táticos — o que permite integrar as estratégias em processos funcionais — e aspectos operacionais — aqueles que acontecem na ponta, que realmente definem o propósito do negócio.
BPM não se trata de um software, mas de um conjunto de visões e abordagens que mapeiam todas as etapas de um processo. Ele garante uma visão abrangente de como os recursos estão sendo alocados e de que forma a eficiência pode ser alcançada com maior qualidade.
Vale ressaltar ainda que a adoção da metodologia BPM por ser integrada ao Business Process Management System (BPMS), sistema utilizado na gestão de processos.
Com a otimização e automatização dos processos, o gestor pode analisar, definir, executar, monitorar e gerenciar adequadamente os processos utilizados nas operações. Além disso, é possível centrar esforços no que realmente é importante ou mesmo melhorar o que não está atendendo ao desempenho esperado.
QUAIS AS VANTAGENS PARA O MEU NEGÓCIO?
1. MAIOR TRANSPARÊNCIA
Através do mapeamento dos processos, gestores e demais colaboradores passam a conhecer a fundo seus processos, o que permite uma melhor compreensão da importância da qualidade das atividades executadas ao produto e/ou serviço disponibilizado ao cliente final.
São inúmeras as tarefas desempenhadas diariamente dentro de uma empresa: estoque para abastecer, clientes para atender, prazos de entrega para cumprir e tantas outras que, por vezes, acabam sendo “empurradas” com a barriga.
Quando os colaboradores conhecem suas responsabilidades e sabem o que deve ser feito, como e em quanto tempo deve ser feito, o fluxo de trabalho se torna contínuo, com menos falhas e erros.
Por isso, é fundamental que gestor e equipe conheçam os processos a fundo, trabalhando as métricas, os indicadores e as metas diretamente.
2. MAIOR CONTROLE ADMINISTRATIVO
O mapeamento de processos possibilita uma integração entre todas as áreas da empresa. Com a metodologia BPM, é possível ter controle de todas as áreas funcionais, como produção, marketing, finanças, recursos humanos, entre outros.
Assim, com as informações centralizadas e especializadas, é possível tomar decisões direcionadas e que não afetem os demais setores, ou ainda possibilitar uma melhoria em vários setores através de uma mudança organizacional.
3. AUMENTO DA PRODUTIVIDADE
Sem dúvida, a adoção da metodologia BPM sistematiza os processos e torna mais fácil a execução de cada etapa produtiva. Além disso, com colaboradores engajados nas estratégias da empresa, o tempo de execução é reduzido e o fluxo de trabalho é melhorado, contribuindo para o aumento da produtividade.
4. REDUÇÃO DE CUSTOS
Não medir e não gerenciar os recursos investidos é um erro que pode levar a empresa a sérios problemas de funcionamento. Por isso, conhecer os custos decorrentes dos processos produtivos possibilita estabelecer estratégias para uma utilização de recursos mais eficientes, permitindo uma utilização racional dos recursos.
5. AUTOMAÇÃO DOS PROCESSOS
A automação e otimização dos processos é inevitável para o alcance de melhores resultados. Com etapas produtivas mais enxutas, os custos são reduzidos, e as possibilidades de erros e falhas — decorrentes muitas vezes de processos manuais — podem ser reduzidas ou mesmo eliminadas.
Além disso, com fluxos de trabalhos mais fluidos, os processos executados passam a ser realizados com agilidade, melhorando a qualidade, aumentando a produtividade e atendendo as expectativas do cliente final.