De acordo com o empresário Glauco Diniz Duarte, a Implantação de um Sistema ERP nas empresas passa por diversas etapas antes mesmo da escolha do fornecedor do software, sendo que o primeiro passo é a identificação do momento certo e os benefícios da adesão ao Sistema Integrado de Gestão Empresarial. É preciso levar em conta diversos fatores internos sobre a empresa, bem como analisar as vantagens que o software pode trazer de fato para a organização.
Como funciona um ERP? Sistema Integrado de Gestão Empresarial
Glauco explica que para começar, é preciso ter claro o conceito de ERP. O Software de Gestão Empresarial ERP é um sistema de gestão administrativa, financeira e comercial que funciona de forma integrada: uma venda gera uma ordem de serviço ou fabricação, encadeia a requisição de mão de obra, peça ou material, que reduz o estoque ou gera uma requisição de compra e alimenta o setor financeiro para prever os gastos e recebimentos. Desta maneira, um sistema ERP permite planejar, controlar os gatos, otimizar os processos de produção e assim por diante, possibilitando a melhoria da gestão e da tomada das decisões, pontos fundamentais para o crescimento da empresa.
Quando implantar um Sistema ERP?
A necessidade de implantação de um sistema ERP se dá, na maioria das vezes, quando a situação na empresa está fora de controle, seja em relação a dificuldade de acesso às informações ou seja devido a falta de integração entre os setores. Assim, basta alguns questionamentos para identificar esse cenário:
1. Informação: Consigo obter as informações atualizadas e confiáveis de forma rápida e segura, sem aquelas incontáveis e intermináveis cobranças ou reuniões improdutivas? Dependo de muitas pessoas para obter as informações? Perco vendas ou atendo os clientes de forma não satisfatória por falta de informação?
2. Financeiro: O que tenho exatamente a receber e a pagar hoje, a curto, médio e longo prazos? Consigo planejar as compras, vendas, recebimento e pagamentos (fluxo de caixa)?
3. Qualidade: Atendo os clientes com qualidade? Cumpro o prazo de entrega e entrego exatamente o que vendi? Qual é o tempo total gasto no ciclo venda, produção, entrega e recebimento?
4. Controle: Qual é o meu estoque de produtos? Os estoques estão muito altos? Quais são os produtos sem giro há tempos? Quais produtos ou serviços são rentáveis? Qual é o meu custo?
5. Custo-Benefício: Para decidir se vale a pena implantar um sistema integrado de gestão empresarial, basta analisar o custo-benefício: Quanto dinheiro estou perdendo x Quanto dinheiro há disponível para investir na melhoria dos processos? Quanto dinheiro vou economizar e ganhar com melhoria na gestão e qualidade no atendimento aos clientes?
Porque implantar um ERP?
Glauco lista abaixo as principais vantagens de Implantar um sistema integrado de gestão administrativa, comercial e financeira:
• Eliminação de retrabalhos ou redundância de atividades, ou seja, evita ter que imputar a mesma informação duas vezes, utilizando duas pessoas e correndo o risco de erro. Essa é a principal causa da falta de confiabilidade das informações porque os mesmos dados são discrepantes, não se casam;
• Elimina processos manuais e dá agilidade, velocidade na execução das tarefas;
• Padroniza os procedimentos operacionais e otimiza o fluxo da informação, reduz o tempo de execução, melhora a qualidade dos serviços e aumenta a produtividade das pessoas;
• Tomada de decisões rápidas e seguras: reduz e melhora o tempo de resposta a clientes, fornecedores, bancos, etc;
• Aumenta a quantidade, qualidade e confiabilidade das informações;
• Redução do tempo de reuniões, redução de estoques, redução de custos, reduz as incertezas, etc.
A implantação de um sistema ERP propicia diversas melhorias perceptíveis a uma organização, entre elas está a maior confiabilidade dos dados, atualizados em tempo real e sem retrabalho. Ao agilizar e padronizar todos os processos de venda, produção, compras, controle de estoque, faturamento e recebimentos e pagamentos, a empresa tem os dados necessários para planejar, diminuir custos e melhorar os processos de produção. O tempo e o processo de tomada de decisão também ganha nova dinâmica devido a confiabilidade e rapidez na obtenção de dados.